Sjóvá tekur eingöngu á móti reikningum með rafrænum hætti sem XML skeyti í gegnum skeytamiðlara.
Kostirnir við útsendingu rafrænna reikninga eru augljósir; það er ódýrara að senda reikninga rafrænt en á pappír, móttaka þeirra er hraðari og öruggari auk þess sem þetta fyrirkomulag er betra fyrir umhverfið og þar með okkur öll.
Vinsamlega athugið að PDF skjal í tölvupósti telst ekki vera rafrænn reikningur.
Til þess að við getum afgreitt reikninga fljótt og vel er nauðsynlegt að ákveðnar upplýsingar séu til staðar í XML skeytinu.
Allir reikningar skulu byggja á XML tækni og mælt er með að þeir fylgi tækniforskrift frá Staðlaráði TS-236. Forskriftirnar má nálgast á vefsíðu Staðlaráðs.
Reikninga vegna eigna- og ökutækjatjóna þarf alltaf að stíla á eiganda tjónsmunar, t.d. í ökutækjatjónum er reikningur stílaður á eiganda eða umráðamann ökutækis.
Auk lögboðinn atriða þarf einnig að koma fram á reikningi:
Tjónsnúmer er einkvæmt sex tölustafa númer frá Sjóvá. Tjónsnúmer skal vera í svæðinu <cbc:BuyerReference>
Fyrir þá sem ekki hafa uppfært í TS-236 má skrá tjónsnúmer <cbc:AccountingCost>.
Bókunarupplýsingar sem geta auðveldað afgreiðslu reiknings fara í svæðið <cac:AdditionalDocumentReference> í haus reiknings.
Nota skal eftirfarandi kóða til að tilgreina tegund viðfangs.
Kóði | Heiti á ensku | Heiti á íslensku | Tilgangur og format |
ABZ | Vehicle licence number | Skráningarnúmer tækis | Bílnúmer eða vinnuvélanúmer. Rétt format: ABC23 |
ARR | Social security number | Kennitala tjónþola | T.d. í persónutjónum. Format: 0101012020 |
AUA | Place of positioning reference | Textalýsing á tjónþola | T.d. í eignatjónum þegar tjónþoli er fasteign eða munur (farsími, dýr eða annað). Format: Lundur 1, 200 Kópavogur |
XA | Company/place registration number | Fastanúmer | Þegar tjónþoli er eign með fastanúmeri. Format: 2262424 |
Einungis eitt viðfang þarf á hvern reikning, allt eftir tegund tjónþola. Bílaverkstæði t.d. notar eingöngu ABZ fyrir bílnúmer.
<cac:AdditionalDocumentReference>
<cbc:ID>ABC23</cbc:ID>
<cbc:DocumentType>ABZ</cbc:DocumentType>
</cac:AdditionalDocumentReference>
Sjóvá býður þeim sem ekki geta sent rafræna reikninga að skrá og senda reikninga í gegnum vefgátt hér: https://sjova-billing.unimaze.com/
Fyrir varanlegri lausnir þá höfum við höfum gott samstarf við Stólpi Viðskiptalausnir og Regla.is sem bjóða upp á einföld en öflug bókhaldskerfi sem senda rafræna reikninga samkvæmt nýjustu stöðlum.
